Nye rutiner for bestilling av adgangsbrikker

Vi har lagt om måten adgangsbrikker bestilles på. Beboere bestiller selv her på nettsiden, og styret i borettslaget godkjenner hver bestilling før brikken produseres. Da kan ingen få tildelt adgangsbrikke, uten at styret har bekreftet.

For beboere

Dette bør du ha klart før du starter

• Borettslagets organisasjonsnummer på 9 siffer. Styret kan oppgi det, og det står i årsberetningen og på brreg.no.
• H-nummeret ditt, for eksempel H0201. Bokstaven og de to første sifrene viser hvilken etasje leiligheten ligger i, og de to siste sifrene viser leilighetsnummeret i etasjen, talt fra venstre mot høyre.
• Har du mistet en brikke: nøkkelnummer og farge på de brikkene du fortsatt har.

Slik bestiller du

1. Klikk Bestill adgangsbrikker på forsiden.
2. Fyll inn borettslagets organisasjonsnummer. Når nummeret er riktig, viser siden navnet på borettslaget.
3. Fyll inn H-nummeret ditt. Informasjonstegnet ved feltet forklarer hvordan H-nummeret er bygget opp.
4. Velg årsak: tapt eller stjålet brikke, eller behov for en ekstra brikke. Har du mistet en brikke, fyller du også inn nøkkelnummer og farge på de brikkene du fortsatt har. Vi sletter den tapte brikken, slik at den ikke lenger gir adgang, og for det kommer et gebyr.
5. Velg antall og legg brikken i handlekurven.
6. Velg levering i handlekurven, henting hos oss, pakke i postkassen eller rekommandert, og fullfør bestillingen i kassen.

Hva skjer etter at du har bestilt

• Med en gangDu får en e-post om at bestillingen er mottatt og venter på godkjenning fra styret. Styret får varsel om den samtidig.
• Når styret har behandlet denDu får en e-post som forteller om bestillingen er godkjent eller avvist. Hvor lang tid det tar, avhenger av styret. Har det gått lang tid, er det styret du bør høre med.
• Når brikken er klarDu får en siste e-post om at bestillingen er ferdig behandlet, med informasjon om at brikken sendes til deg eller kan hentes hos oss, ut fra det du valgte i kassen.

Hvis noe går galt

• Organisasjonsnummeret godtas ikke: kontroller nummeret med styret. Er det riktig, ta kontakt med oss, så sjekker vi registreringen.
• Du er usikker på H-nummeret: spør styret, eller se på postkassen eller ringeklokken i oppgangen.
• Du har ikke fått noen e-post: sjekk søppelpost, og ta deretter kontakt med oss.

For styret i borettslaget

Styret har fått opprettet en bruker hos oss. Brukernavnet er den e-postadressen borettslaget allerede er registrert med. Passordet setter dere selv første gang.

Første innlogging

1. Klikk Min konto i menyen øverst på nettsiden.
2. Klikk Mistet passordet ditt? under innloggingsfeltene.
3. Skriv inn styrets e-postadresse og send inn. Dere får en e-post med en lenke.
4. Følg lenken og velg et passord. Deretter logger dere inn med e-postadressen og det nye passordet.

Slik behandler dere bestillinger

Når dere er logget inn, velger dere Ditt Borettslag i menyen til venstre. Der ligger alle nøkkelbestillinger fra beboerne, både de som venter på behandling og de som er ferdig behandlet. For hver bestilling ser dere ordrenummer, navn og kontaktinformasjon, H-nummer, hva som er bestilt, årsaken beboeren har oppgitt, og status.

Bestillinger som venter på styret har to knapper til høyre på linjen: en grønn knapp med hake for å godkjenne, og en rød knapp med kryss for å avvise. Dere bekrefter valget i boksen som kommer opp. Bestillinger som allerede er behandlet kan ikke endres, så ta kontakt med oss hvis noe er blitt godkjent eller avvist ved en feil.

Dette bør styret sjekke før godkjenning

• At H-nummeret hører til borettslaget, og at navnet stemmer med den som faktisk bor der.
• At antallet virker rimelig ut fra årsaken beboeren har oppgitt.
• Ved tapt eller stjålet brikke: at brikkene beboeren har oppgitt som gjenværende ser riktige ut. Den tapte brikken blir slettet, slik at den ikke lenger gir adgang.

E-post til styret

Hver gang en beboer sender inn en bestilling, får styret automatisk en e-post om at det ligger en ny bestilling til godkjenning. Den går til den adressen borettslaget er registrert med hos oss. Ønsker dere at flere i styret skal få varselet, gi oss beskjed, så setter vi det opp. Styret får ingen flere e-poster senere i prosessen, beboeren varsles direkte.

Skriv til utdeling

De samme rutinene finnes som to ferdige skriv. Styret kan sende dem ut på e-post eller henge dem opp i oppgangen.